Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

Schriftverkehr findet heutzutage oft elektronisch statt. Wenn Dokumente jederzeit, auch unterwegs, zur Verfügung stehen sollen, benötigen Sie ein digitales Dokumentenmanagement. Das beinhaltet eine zentrale Datenplattform für E-Mails, Dateien, Bilder, Dokumente.

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Entscheiden Sie sich als Unternehmer für ein Dokumenten-Management-System (Archiv)
… und profitieren Sie sofort von vielen Vorteilen:

  • Finden Sie in Sekunden von überall Ihre digitalen Dokumente (Dateien und E-Mails).
  • Behalten Sie den Überblick durch ein digitales Dokumentenmanagement in der täglich wachsenden Dokumentenflut.
  • Legen Sie gescannte Papierdokumente revisionssicher ab.
  • Speichern Sie geschäftsrelevante E-Mails sicher, zentral und sachbezogen.
  • Archivieren Sie jede Datei und jede E-Rechnung gesetzeskonform.

Welche Unterlagen muss ich aufbewahren?

In meinem Office Coaching erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen existieren, welche Dokumente Sie scannen dürfen, ob Sie Verträge scannen dürfen und andere Antworten auf Ihre Fragen rund um das Thema „digitales Dokumentenmanagement“. Der größte Pluspunkt beim Arbeiten liegt in der Effizienz, mit der Kundenakten, Bestellungen oder Lieferantenrechnungen verarbeitet werden können.

Informationen, die Kunden am Telefon benötigen, können Sie ohne lange Aktenforschung sekundenschnell aufrufen und verarbeiten. Das macht den Kundenservice schneller und besser und Ihre tägliche Büroarbeit einfach! Sichern Sie sich einen Vorsprung durch schnellen Datenzugriff und ein digitales Archiv!

 

Wie erfolgt die Beratung und Installation eines Dokumentenmanagementsystems?

  1. Wir starten mit einem für Sie kostenfreien Erstgespräch (2-3 Stunden)
    • Information zum Betriebscoaching
    • Besprechung Ihrer Ziele und Wünsche
    • Voraussetzungen
    • Möglichkeiten
  2. Nach unserem Gespräch erhalten Sie von mir ein Angebot mit
    • einer Umsetzungsidee
    • einem Zeitplan
    • einem Kostenplan
  3. Stimmen Sie dem Angebot zu starten wir mit einem Konzeptworkshop
    • Bestandsakten und zukünftige Dokumentenordnung
    • Betrachtung der Mitarbeiteraufgaben und Berechtigungen
    • Planung der technischen Umsetzung
  4. Die darauf folgende technische Umsetzung beinhaltet
    • die Installation des Dokumentenmanagementsystems
    • und die Einrichtung der Datenübernahme
  5. Abschließend werden Ihre Mitarbeiter zur Programmanwendung geschult

 

Gerne berate ich Sie auch zur Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), den GoBS und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

  • der Entstehung (Erfassung),
  • der Indizierung,
  • der Speicherung,
  • dem eindeutigen Wiederfinden,
  • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
  • der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

 

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